Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na wynajem: wzór

Spór o kaucję łatwo sprowadza się do zdania „ta plama już tu była”. Ustawa o ochronie praw lokatorów (u.o.p.l.) przewiduje, że strony sporządzają protokół przed wydaniem lokalu najemcy, a ten dokument jest podstawą rozliczeń przy zwrocie (art. 6c). Poniżej znajdziesz wzór, wskazówki, co w nim zapisać, oraz zasady rozliczenia kaucji.

W skrócie

• Art. 6c u.o.p.l.: strony sporządzają protokół przed wydaniem lokalu najemcy, a on jest podstawą rozliczeń przy zwrocie. W lokalu spoza publicznego zasobu mieszkaniowego umowa może to ustalić inaczej (art. 6f).
• Kodeks cywilny (k.c.) domniemywa, że lokal wydano w stanie dobrym i przydatnym do użytku (art. 675 § 3). Najemca może to obalić, a podpisany protokół ogranicza ten spór.
• Kaucję zwracasz w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu (art. 6 ust. 4 u.o.p.l.), a roszczenia o szkodę przedawniają się po roku od zwrotu rzeczy (art. 677 k.c.).

Data publikacji i stan prawny na 6 listopada 2026 r. według tekstu jednolitego Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 795) i ustawy o ochronie praw lokatorów (Dz.U. 2023 poz. 725). W tekście „właściciel” i „wynajmujący” oznaczają tę samą stronę umowy, a „lokal” to wynajmowane mieszkanie (Kodeks cywilny używa ogólnego słowa „rzecz”). Tekst ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną.

Autor: Michał Trzeciak, założyciel MITRENT Sp. z o.o. · O nas · Kontakt

Czy protokół zdawczo-odbiorczy jest obowiązkowy

Tak, ale bez sankcji. Art. 6c u.o.p.l. nakłada na strony obowiązek sporządzenia protokołu przed wydaniem lokalu. Przepis nie przewiduje skutków jego braku. W najmie lokalu spoza publicznego zasobu mieszkaniowego umowa może to ustalić inaczej (art. 6f).

Art. 6c brzmi: „Przed wydaniem lokalu najemcy strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu”.

Ustawa mówi po prostu o protokole i nie używa nazwy „zdawczo-odbiorczy”. Strony mogą w umowie ustalić odmiennie prawa i obowiązki wymienione w art. 6a–6e (art. 6f u.o.p.l.), dlatego zajrzyj do swojej umowy.

Znaczenie protokołu widać w Kodeksie cywilnym. Domniemywa się, że rzecz wydano najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku (art. 675 § 3 k.c.), niezależnie od tego, czy spisano protokół. „Domniemywa się” znaczy, że tak się przyjmuje, dopóki ktoś nie wykaże czegoś innego.

Domniemanie przemawia na korzyść wynajmującego, ale najemca może twierdzić, że usterka istniała już przy wydaniu. Protokół z datą i podpisami obu stron opisuje stan początkowy i ogranicza ten spór, bo nie trzeba go rozstrzygać zeznaniami ani wspomnieniami. Szczegóły rozkładu ciężaru dowodu zależą od konkretnej sprawy.

Jak sporządzić protokół krok po kroku

Zużycie czy szkoda: kto za co odpowiada

Najemca zwraca rzecz w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 k.c.). Granica między zużyciem a pogorszeniem bywa sporna. Lekko wytarta podłoga w przedpokoju to zwykle zużycie, a wypalona dziura w panelu to uszkodzenie. Protokół dokumentuje, co było na początku.

Art. 6b ust. 2 pkt 1, 2, 3, 4 i 9 u.o.p.l. obciąża najemcę naprawą i konserwacją m.in.:

• podłóg, posadzek, wykładzin podłogowych oraz okładzin ściennych,
• okien i drzwi,
• wbudowanych mebli, łącznie z ich wymianą,
• sprzętu sanitarnego i kuchennego, np. wanien, umywalek, zlewozmywaków, baterii i podgrzewaczy wody, łącznie z wymianą,
• malowania lub tapetowania oraz naprawy uszkodzeń tynków ścian i sufitów.

Po zakończeniu najmu najemca ma odnowić lokal i dokonać obciążających go napraw (art. 6e ust. 1 u.o.p.l.). Jeśli lokal nie wchodzi w skład publicznego zasobu mieszkaniowego, umowa może to ustalić inaczej (art. 6f).

Art. 6e ust. 1 u.o.p.l. nakazuje odnowić lokal po najmie, a art. 675 § 1 k.c. zwalnia najemcę z odpowiedzialności za zwykłe zużycie. Jak te dwa przepisy się łączą, bywa przedmiotem sporów. Porównanie obu protokołów pomaga ustalić, co było zużyciem, a co pogorszeniem. Przy spornej kwocie warto zasięgnąć porady prawnika.

Kodeks cywilny dodaje osobną zasadę: drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem rzeczy obciążają najemcę (art. 662 § 2 k.c.). Do drobnych nakładów na lokal należą w szczególności (art. 681 k.c.):

• drobne naprawy podłóg, drzwi i okien,
• malowanie ścian, podłóg i wewnętrznej strony drzwi wejściowych,
• drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych zapewniających światło, ogrzewanie oraz dopływ i odpływ wody.

Szerzej o przeglądach i podziale kosztów napraw: tekst o utrzymaniu mieszkania na wynajem.

Kaucja i terminy po zwrocie lokalu

Zawarcie umowy najmu można uzależnić od wpłaty kaucji. Nie może ona przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu liczonego według stawki z dnia zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 u.o.p.l.). Po zwrocie lokalu liczą się dwa terminy. Przykład: najemca opróżnia lokal 10 listopada. Kaucję zwracasz w ciągu miesiąca od tego dnia, czyli do 10 grudnia (art. 112 k.c.), po potrąceniu należności wynajmującego, a roszczenie o szkodę przedawnia się po roku od zwrotu rzeczy.

1. Zwrot lokaluNajemca oddaje lokal i klucze
2. +1 miesiąc od opróżnienia lokaluTermin zwrotu kaucji (po potrąceniach)art. 6 ust. 4 u.o.p.l.
3. +1 rok od zwrotu rzeczyPrzedawnienie roszczeń o szkodęart. 677 k.c.

Dwa terminy po zwrocie lokalu: miesiąc na zwrot kaucji i rok na roszczenia o szkodę. Odstępy na osi nie są w skali.

1. Miesiąc na zwrot kaucji. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu (art. 6 ust. 4 u.o.p.l.). Każde potrącenie warto oprzeć na porównaniu dwóch protokołów. Opróżnienie lokalu i zwrot rzeczy mogą nastąpić tego samego dnia, ale nie muszą, a przepisy liczą terminy od różnych zdarzeń.
2. Rok na roszczenia o szkodę. Roszczenia wynajmującego przeciwko najemcy o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy (art. 677 k.c.). Po upływie terminu przedawnienia najemca może uchylić się od zaspokojenia roszczenia (art. 117 § 2 k.c.). Przepis wiąże początek terminu ze zwrotem rzeczy, a nie z wykryciem szkody, więc o ukrytych uszkodzeniach trzeba pamiętać przed upływem roku.

Kaucja podlega też waloryzacji (art. 6 ust. 3 u.o.p.l.). Przy zwrocie liczy się czynsz obowiązujący w dniu zwrotu, pomnożony przez tę samą krotność czynszu, którą przyjęto przy pobraniu kaucji. Kwota nie może być niższa niż pobrana kaucja.

Jak udokumentować potrącenie z kaucji

To dobra praktyka, a nie wymóg przepisów. Przygotuj pisemne zestawienie, w którym przy każdej potrącanej kwocie wskazujesz pozycję z protokołu, zdjęcie i wycenę albo fakturę za naprawę. Wyślij je najemcy razem ze zwrotem pozostałej części kaucji, w terminie z art. 6 ust. 4. Rozlicz w tym samym terminie media na podstawie stanów liczników z obu protokołów.

Kaucja a podatek

Informacja Ministerstwa Finansów na portalu podatki.gov.pl wskazuje, że kaucja wpłacona przez najemcę ma charakter zwrotny, więc co do zasady nie jest przychodem właściciela. Jeżeli zatrzymasz ją na pokrycie zaległego czynszu, ta kwota będzie przychodem z najmu. Jeżeli zatrzymasz ją na pokrycie szkód w nieruchomości, będzie to przychód z innych źródeł (podatki.gov.pl, dochody z najmu). Szczegóły swojej sytuacji potwierdź z doradcą podatkowym.

Wzór protokołu do skopiowania

Poniższy układ możesz skopiować i uzupełnić. To szkic oparty na art. 6c, a nie gotowy dokument prawny. Przy zwrocie wypełnij ten sam układ jeszcze raz.

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY LOKALU
(art. 6c u.o.p.l.)

Rodzaj:  [ ] wydanie   [ ] zwrot
Data i godzina: ________________
Lokal (adres, nr): _____________
Wynajmujący: ___________________
Najemca: _______________________
Umowa najmu z dnia: ____________

1. LICZNIKI (numer i stan)
   Prąd: ______________________
   Gaz: _______________________
   Woda zimna: ________________
   Woda ciepła: _______________
   Ciepło: ____________________

2. KLUCZE I DOSTĘP
   Komplety kluczy: ____
   Piloty/karty: ____
   Kod domofonu/bramy: ____

3. INSTALACJE I URZĄDZENIA
   (stan techniczny, zużycie)
   Kuchnia: ___________________
   Łazienka: __________________
   Ogrzewanie, ciepła woda: ___
   Instalacja elektryczna: ____

4. WYKOŃCZENIE POMIESZCZEŃ
   (ściany, sufity, podłogi,
   okna, drzwi)
   Pokój 1: ___________________
   Pokój 2: ___________________
   Kuchnia: ___________________
   Łazienka: __________________
   Przedpokój: ________________

5. WYPOSAŻENIE (pozycja i stan)
   ____________________________

6. WADY I ŚLADY UŻYTKOWANIA
   (z miejscem)
   ____________________________

7. ZAŁĄCZNIKI: zdjęcia, liczba ___

Podpisy:
Wynajmujący ________  Najemca ________

Najczęstsze pytania

Co się stanie, jeśli nie spiszę protokołu?

Art. 6c nie opisuje sankcji. Bez protokołu w sporze o stan lokalu zostaje domniemanie z art. 675 § 3 k.c. Nie masz wtedy dokumentu, który pokazuje stan początkowy i uzgodnione wady, więc każdy spór o to, co było wcześniej, trzeba rozstrzygać innymi dowodami.

Najemca nie chce podpisać. Co robić?

Zapisz odmowę w protokole, poproś o obecność osoby trzeciej, zrób zdjęcia i wyślij kopię na adres z umowy. Art. 6c nie reguluje wprost odmowy podpisu.

Do kiedy oddać kaucję?

W ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu (art. 6 ust. 4 u.o.p.l.).

Czy z kaucji potrącę koszt malowania?

To zależy od stanu ścian i od umowy. Ustawa obciąża najemcę malowaniem i tapetowaniem oraz naprawą uszkodzeń tynków (art. 6b ust. 2 pkt 9 u.o.p.l.), a Kodeks cywilny wyłącza odpowiedzialność najemcy za zwykłe zużycie (art. 675 § 1 k.c.). Strony mogą ustalić to inaczej (art. 6f). Potrącaj tylko to, co wynika z porównania protokołów. Osobną sprawą są drobne nakłady w trakcie używania lokalu (art. 662 § 2 i art. 681 k.c.). Najpierw sprawdź umowę, potem porównaj oba protokoły.

Jak długo mogę żądać odszkodowania za zniszczenia?

Rok od dnia zwrotu rzeczy. Dotyczy to roszczeń o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy (art. 677 k.c.).

Jak ułatwić sobie przekazywanie mieszkań

Jeśli wynajmujesz kilka lokali albo mieszkasz poza Poznaniem, protokoły, odbiory i rozliczenia kaucji wymagają czasu i obecności na miejscu. Przy zarządzaniu najmem w Poznaniu przejmujemy uzgodnione z właścicielem obowiązki związane z najmem, a zakres ustalamy w umowie. O ryzyku, gdy relacja z najemcą się psuje, przeczytasz w tekście Ryzyko eksmisji: 5 błędów popełnianych przez właścicieli.

O autorze

Michał Trzeciak jest założycielem Mitrent. Rynek najmu zna od podszewki, ponieważ zaczynał jako prywatny inwestor i na własnych mieszkaniach testował skuteczne procedury zarządzania. Dzisiaj, jako zdobywca tytułu „Zarządca Roku 2020”, pomaga zewnętrznym inwestorom chronić ich kapitał i generować stabilne zyski. Przepisy w tym tekście oparto na źródłach pierwotnych wymienionych poniżej.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725, art. 6, 6b, 6c, 6e i 6f (art. 6f odsyła do art. 6a–6e).
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795, art. 112, 117, 662, 675, 677 i 681.
• Ministerstwo Finansów, Dochody z najmu, dostęp 6 listopada 2026.
• Zdjęcie główne: „Property Law - Gavel and Block and House Keys”, autor: advokatsmart.no, licencja CC BY 2.0, Wikimedia Commons. Dopasowano do formatu 1200×630.

Informacje w tym artykule mają charakter ogólny i nie zastępują porady radcy prawnego ani adwokata. Przed zastosowaniem wzoru w konkretnej sprawie skonsultuj go z prawnikiem.